Formation Outlook

Outlook est plus qu'un simple outil de messagerie, c'est une plateforme de gestion de l'information et de communication.

Notre formation Outlook vous offre les compétences nécessaires pour maîtriser pleinement cette plateforme. Grâce à une combinaison d’apprentissage théorique et pratique, vous apprendrez à gérer efficacement vos emails, à organiser vos calendriers et à collaborer de manière plus fluide. Les formateurs expérimentés vous guideront tout au long du processus. À la fin du programme, vous serez en mesure d’utiliser Outlook pour améliorer votre productivité et optimiser votre gestion de l’information.

PUBLIC

Tout public souhaitant améliorer leur utilisation d’Outlook pour optimiser leur gestion des emails et du temps.

Prérequis

Aucun

OBJECTIFS

À la fin de cette formation, les participants seront en mesure de comprendre les fonctionnalités clés d’Outlook, d’organiser et de gérer efficacement les emails.

Compétences

  • Configurer les comptes de messagerie.
  • Gérer les emails, les contacts et les événements.
  • Personnaliser les paramètres d’Outlook.
  • Collaborer avec les outils de travail d’équipe.

programme

Introduction à Outlook

  • Présenter l’interface d’Outlook et ses principales fonctionnalités
  • Expliquer les avantages d’Outlook pour la gestion des emails et du temps

Gestion des emails

  • Configurer les comptes de messagerie
  • Trier et filtrer les emails avec les dossiers, les catégories et les règles
  • Utiliser la recherche avancée pour retrouver rapidement des emails
  • Répondre et transférer les emails de manière efficace
  • Créer des signatures personnalisées pour les emails

Gestion des contacts

  • Ajouter, modifier et supprimer des contacts
  • Organiser les contacts avec des groupes et des listes de distribution
  • Utiliser la recherche avancée pour retrouver rapidement des contacts
  • Importer et exporter des contacts depuis d’autres applications

Gestion du calendrier

  • Créer et modifier des événements et des rendez-vous
  • Programmer des réunions et envoyer des invitations
  • Gérer les demandes de réunion et les confirmations
  • Utiliser le calendrier partagé pour faciliter la collaboration
  • Configurer les rappels et les notifications pour optimiser la gestion du temps

Personnalisation d’Outlook

  • Modifier l’affichage et les options de mise en page
  • Personnaliser les paramètres de messagerie pour répondre aux besoins individuels
  • Gérer les paramètres de confidentialité et de sécurité
  • Créer des raccourcis clavier personnalisés pour améliorer l’efficacité

Outils de collaboration et de partage

  • Partager des dossiers, des calendriers et des contacts avec d’autres utilisateurs
  • Utiliser les groupes et les espaces de travail pour faciliter la collaboration
  • Synchroniser Outlook avec d’autres applications de la suite Office
  • Exploiter les intégrations avec OneDrive et SharePoint pour le stockage et la gestion des fichiers

Astuces et conseils pour une utilisation optimale d’Outlook

  • Découvrir les raccourcis clavier essentiels pour gagner du temps
  • Utiliser les modèles d’email pour automatiser les réponses fréquentes
  • Gérer le temps avec la fonctionnalité de tâches et de suivis
  • Mettre en place des stratégies d’archivage pour conserver les informations importantes
Dans vos locaux ou à distance
1 jour / 7 heures
Nous consulter
1 à 10 personnes

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Pour tous vos projets sur-mesure, nous adaptons le contenu de nos programmes et leur durée aux besoins de vos collaborateurs et de votre entreprise.

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MÉTHODES ET MOYENS MOBILISÉS

Alternance d’apports théoriques, d’exercices pratiques et de mises en situation concrètes.
Cas pratiques et échanges d’expériences entre participants.
Supports pédagogiques :
  • Fiches pratiques
  • Quiz interactifs
  • Auto-évaluations
Auto-évaluation et/ou QCM pour évaluation des connaissances avant entrée en formation et évaluation des acquis en cours ou en fin de formation.
Attestation des acquis / Certificat de Réalisation
Si vous êtes en situation de handicap, merci de bien vouloir nous contacter au préalable afin que nous puissions définir ensemble les modalités nous permettant de vous former dans les meilleures conditions. Vous pouvez contacter notre référent handicap par email à : stephane@formaestro.fr
Formateur consultant expert dans son domaine.
Sur inscription ou demande de devis, réalisation sous 2 à 4 semaines.
Dernière mise à jour le 10/01/2025

Des Solutions adaptées
à vos besoins

Avantages de nos
formations bureautique

  • Gain de productivité : Maîtrisez les logiciels bureautiques pour travailler plus rapidement et efficacement.
  • Adaptation à tous niveaux : Des formations personnalisées, que vous soyez débutant ou utilisateur avancé.
  • Mises en pratique immédiates : Des exercices concrets et adaptés à votre environnement professionnel pour une application rapide des compétences acquises.
  • Accompagnement sur mesure : Formateurs experts à l’écoute des besoins spécifiques de chaque participant.
  • Flexibilité des formats : Formations disponibles en présentiel ou à distance selon vos préférences et contraintes.

Les réponses à vos questions

Les formations sont-elles personnalisées en fonction des besoins des participants ?

Oui, la formation peut être personnalisée en fonction des besoins spécifiques de votre équipe. Avant le début de la session, nous effectuons une évaluation des attentes des participants pour adapter les exercices pratiques et les modules couverts. Par exemple, si une équipe utilise principalement Outlook pour la gestion des réunions, nous pouvons mettre l’accent sur cette fonctionnalité.
Pour les utilisateurs débutants, nous commençons par une initiation aux fonctions de base comme l’envoi et la réception d’emails, la gestion des contacts et l’organisation de la boîte de réception.
Pour les utilisateurs avancés, nous nous concentrons davantage sur des fonctionnalités comme l’automatisation des règles, la gestion des flux de travail, et l’intégration avec d’autres outils comme Teams et OneDrive.
Il est aussi possible de diviser les groupes en fonction des niveaux pour un apprentissage plus efficace.
En distanciel, la formation est organisée via des plateformes de visioconférence, avec partage d’écran pour des démonstrations en direct.
Les participants ont également accès à des exercices en ligne et peuvent interagir avec le formateur en temps réel.
Nous veillons à maintenir un équilibre entre les temps d’apprentissage et les pauses, et nous encourageons les échanges entre les participants pour recréer une dynamique de groupe.
Outlook offre des options avancées de gestion de calendrier, telles que la possibilité de vérifier la disponibilité des participants à une réunion, de planifier des réunions récurrentes et de définir des rappels.
L’utilisation de la fonctionnalité « Assistant de planification » vous aide à choisir le meilleur créneau horaire en fonction des disponibilités des participants.

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Outlook est l’un des outils de bureautique les plus utilisés en entreprise, mais êtes-vous sûr d’en exploiter tout le potentiel ? Avec la formation Outlook de Formaestro, découvrez comment optimiser votre utilisation de cet outil et booster la productivité de votre équipe. Que vous soyez débutant ou utilisateur confirmé, cette formation est adaptée à tous les niveaux et vous aide à transformer Outlook en un véritable allié au quotidien. Apprenez à tirer parti des outils collaboratifs sur Office 365 pour améliorer la communication et la productivité au sein de votre équipe.

 

Pourquoi suivre une formation Outlook ?

 

Outlook ne sert pas seulement à envoyer des emails. Il s’agit d’un outil puissant de gestion du temps et des tâches, qui peut faire toute la différence dans l’efficacité de vos équipes. Voici quelques bonnes raisons de suivre notre formation :

  • Gagnez en productivité : Apprenez à mieux gérer vos emails, prioriser vos tâches et organiser vos journées grâce à une maîtrise complète d’Outlook.
  • Collaboration améliorée : Utilisez les fonctionnalités de calendrier et de gestion des tâches pour une meilleure coordination avec vos collègues.
  • Moins de stress, plus d’efficacité : Une boîte de réception bien gérée signifie moins de stress et un meilleur équilibre entre travail et vie personnelle.

 

Ce que vous apprendrez lors de notre formation Outlook

 

1. Maîtriser les Emails

  • Classement intelligent des emails : Découvrez comment automatiser le tri de vos emails et les organiser pour que votre boîte de réception soit toujours propre.
  • Réduction des interruptions : Apprenez à gérer vos notifications et à éviter les interruptions fréquentes qui nuisent à la productivité.

 

2. Optimiser la Gestion du Calendrier

  • Gestion avancée des rendez-vous : Planifiez des réunions efficacement, apprenez à utiliser des rappels intelligents et évitez les conflits d’agenda.
  • Partage et synchronisation : Collaborez facilement avec vos collègues grâce à la synchronisation de calendriers et à la planification partagée.

 

3. Gestion des Tâches et des Projets

  • Listes de tâches efficaces : Créez, priorisez et suivez l’avancement de vos tâches pour rester organisé.
  • Intégration avec d’autres outils : Découvrez comment Outlook peut se connecter aux autres applications Microsoft pour une gestion de projet encore plus efficace.

 

Pour qui est cette formation ?

 

La formation Outlook de Formaestro est idéale pour les collaborateurs de tous niveaux hiérarchiques qui veulent améliorer leur efficacité. Que vous soyez responsable RH, manager, ou tout simplement un collaborateur souhaitant optimiser son quotidien, cette formation est conçue pour vous.

 

Les avantages concrets de la formation Outlook

 

  • Gain de temps au quotidien : Moins de temps perdu à chercher des emails, à organiser des rendez-vous ou à gérer les tâches.
  • Réduction des erreurs de communication : Avec une meilleure utilisation des fonctionnalités de communication interne, les erreurs sont minimisées.
  • Plus de flexibilité : Outlook vous aide à mieux gérer vos priorités et à adapter votre emploi du temps pour être plus flexible face aux imprévus.

 

Une formation pratique et adaptée

 

Chez Formaestro, nous croyons que l’apprentissage est plus efficace lorsqu’il est pratique. C’est pourquoi nos formations Outlook sont conçues autour de cas concrets et d’exemples issus du quotidien professionnel. En présentiel ou à distance, nos formateurs s’adaptent à votre rythme et à vos besoins spécifiques. Pour une meilleure coordination de votre équipe, découvrez également notre formation sur l’outil de visio Teams.

 

Comment s’inscrire ?

 

Vous voulez en savoir plus sur la formation Outlook de Formaestro et comment elle peut transformer la productivité de vos équipes ?

 

Contactez-nous dès aujourd’hui pour discuter de vos besoins et planifier votre formation.

 

Ne laissez pas une mauvaise gestion des emails et des tâches freiner vos équipes. Avec Formaestro, maîtrisez Outlook et faites un pas de plus vers une efficacité professionnelle optimale !