Le fichier de suivi qu’on renvoie par e-mail chaque mois finit souvent en plusieurs versions, chacune avec ses propres chiffres.
Quand ces données doivent servir à toute une équipe, une question se pose : faut-il continuer avec Excel ou passer à Power BI ? Dans cet article, nous comparons les deux outils et vous aidons à choisir selon votre contexte.
Un tableur pour calculer, un outil pour montrer : la différence de fond
Excel sert à travailler dans une grille : vous saisissez les ventes, ajoutez vos formules, puis résumez le tout avec un tableau croisé dynamique. Pour saisir et calculer vos premières ventes, voyez la formation Excel débutant.
Power BI montre ces ventes à toute l’équipe, avec des filtres pour explorer sans refaire le rapport. Les deux se recoupent sans se remplacer.
Demandez-vous qui doit regarder ces chiffres. Si une seule personne s’en sert, le classeur reste souple et suffit.
Si plusieurs personnes doivent consulter les mêmes indicateurs et les explorer elles-mêmes, Power BI sert mieux.
Quel outil choisir selon ce que vous devez faire
Excel : calculs souples, budgets et analyses ponctuelles
Pour un budget ou une prévision que vous ajustez vous-même, Excel convient très bien. Vous changez une cellule, les formules se recalculent, et vous testez plusieurs hypothèses en quelques minutes.
Pour une analyse ponctuelle, un tableau croisé dynamique compare les ventes par période ou par équipe. Si ces chiffres doivent nourrir un tableau de bord partagé, voyez la formation Power BI qui automatise le reporting.
Power BI : tableaux de bord partagés et données de plusieurs sources
Power BI sert à un tableau de bord que plusieurs responsables consultent et filtrent à leur façon. Le responsable commercial voit ses ventes, la RH ses effectifs, le chef de production ses volumes, dans un même rapport.
Pour que ce rapport tienne, les données doivent être reliées et préparées avant les visuels. Un classeur Excel, une base de données et une source web sont assemblés d’abord, puis affichés.
La règle de lecture
Fichier refait chaque mois
Si vous refaites le même fichier chaque mois pour l’envoyer, c’est le signe qu’il vous faut Power BI. Chaque responsable en refait ensuite sa propre version.
Rapport partagé
Les données s’actualisent à l’heure prévue. Chacun consulte le même rapport, sans rien refaire.
Faire cohabiter Excel et Power BI sans tout refaire
Power Query, qui importe et nettoie les données, existe dans Excel comme dans Power BI. Vos étapes de préparation peuvent donc resservir.
Power BI Desktop importe un classeur Excel et reprend ses requêtes et ses modèles Power Pivot. Pas besoin de tout refaire : pour construire ces modèles, voyez la formation Power Pivot.
Gardez vos classeurs de saisie dans Excel et confiez la visualisation partagée à Power BI :
- Power BI lit directement vos classeurs Excel comme source.
- Vous pouvez charger les données telles quelles ou les transformer avant de les intégrer au rapport.
- Avec « Analyser dans Excel », chacun explore le modèle dans un tableau croisé dynamique.
Jusqu’où chaque outil tient face à de gros volumes
Une feuille Excel accepte au plus 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes. Au-delà, il faut répartir les données.
Mais cette limite ne fixe pas seule la taille de vos données. Un modèle de données dépend de la mémoire de votre ordinateur et de la configuration d’Excel. Si la mémoire manque, le fichier ralentit avant le plafond.
Les plafonds à connaître :
- Sur capacité partagée, un modèle Power BI tient en 1 Go et s’actualise huit fois par jour au plus.
- DirectQuery lève la limite de 1 Go, mais une source cloud échoue au-delà d’un million de lignes.
- Un export va jusqu’à 150 000 lignes vers Excel, et jusqu’à 30 000 lignes vers un CSV.
- Si votre fichier approche ces seuils ou ralentit, faites-en un modèle de données.
Combien coûtent Excel et Power BI, et ce que coûte le partage
Power BI Desktop, l’outil de création, est gratuit pour une analyse personnelle. Dès que vous partagez un rapport dans le service Power BI, une licence payante est généralement nécessaire.
Pour chiffrer le partage, comptez les personnes qui créent les rapports et celles qui les consultent. La licence gratuite ne couvre pas le partage ordinaire.
Comptez ces tarifs HT par utilisateur et par mois, avec un paiement annuel, et vérifiez-les avant de chiffrer votre budget.
| Critère | Power BI Pro | Power BI Premium par utilisateur | Microsoft 365 Apps for business | Microsoft 365 Business Premium | Microsoft 365 E5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Prix HT par utilisateur et par mois | 12,10 € | 20,80 € | 11,00 € | 19,06 € | 58,13 € |
| Famille de licence | Power BI | Power BI | Microsoft 365 | Microsoft 365 | Microsoft 365 |
| Excel inclus | Non | Non | Oui | Oui | Oui |
Le niveau de compétence à prévoir pour chaque outil
Dans Excel, il faut maîtriser les formules, les tableaux et les tableaux croisés dynamiques.
Power BI ajoute la création d’un modèle, des relations entre les tables et des calculs en DAX, le langage de calcul de l’outil.
Si ces bases Excel ne sont pas encore solides, voyez la formation Excel intermédiaire avant d’aller plus loin.
Modélisation : à vérifier
Ce qui marche
Avant de partager, vérifiez les relations, le sens des filtres et les calculs DAX.
À éviter
Partager sans contrôle : une relation mal posée fausse les totaux.
Ce qui marche
Pour apprendre, suivez le parcours Microsoft Learn de 5 h 50, qui prépare à la PL-300.
À éviter
Penser que Power BI s’apprend comme Excel. La modélisation pèse 25 à 30 % de la certification PL-300.
Quel choix pour votre entreprise, et quand former vos équipes
Quand Excel suffit encore
Gardez Excel si une personne ou une petite équipe saisit ses données, fait des calculs souples ou répond à une question ponctuelle dans un classeur.
Pour une analyse que vous pilotez seul, restez sur votre classeur. Quand un rapport partagé devient nécessaire, voyez notre formation Power BI pour l’aborder.
Quand il est temps de passer à Power BI
Passez à Power BI quand plusieurs équipes consultent les mêmes indicateurs, filtrent les rapports ou réunissent des données de plusieurs sources.
Si la direction attend un tableau lisible et à jour, c’est le signal. Pas besoin de repartir de zéro : votre classeur de suivi peut alimenter Power BI, avec ses requêtes Power Query.
Pour monter en compétences, suivez cet ordre :
- Commencez par vos utilisateurs Excel. La formation Excel débutant Formaestro dure 2 jours, soit 14 heures, et pose les bases que Power BI reprend.
- Formez ensuite les créateurs de rapports Power BI. La formation Power BI Formaestro dure aussi 2 jours, soit 14 heures.
- Échangez avec nous sur votre besoin avant de vous inscrire. Nous adaptons le contenu à vos équipes, en intra-entreprise ou à distance.
Excel suffit quand vous êtes seul à saisir et calculer vos chiffres. Dès que plusieurs personnes doivent consulter les mêmes indicateurs et les filtrer, Power BI devient le bon choix.
Votre prochain pas : notez qui regarde vos chiffres et à quelle fréquence. Si le besoin partagé est clair, formez d’abord vos utilisateurs Excel, puis vos créateurs de rapports.
Foire aux questions
Power BI est-il inclus dans Microsoft 365 ?
Non, Power BI n’est pas inclus dans Microsoft 365 : c’est une licence à part. Power BI Desktop, l’outil qui sert à créer les rapports, est gratuit.
Pour partager un rapport avec votre équipe, il faut en général une licence Power BI Pro ou Premium par utilisateur (PPU).
Quelle est la meilleure alternative gratuite à Power BI ?
La meilleure option gratuite est Power BI Desktop : vous y créez vos rapports et vous les consultez sur votre ordinateur sans rien payer. Le partage avec votre équipe, lui, demande en général une licence payante par personne.
Combien de temps faut-il pour être à l’aise avec Power BI ?
Comptez plus que les 5 h 50 du parcours Microsoft Learn sur la modélisation des données. Ce parcours ne couvre que la modélisation : il faut aussi apprendre à préparer les données, créer les visuels et gérer les accès.
