Ton fichier de prospects a l’air complet, mais une partie de ses noms ne travaille plus là.
Le plus dur est de savoir quoi y mettre, où trouver les bons contacts et comment le garder à jour. Dans cet article, on voit comment le construire, le tenir à jour et l’exploiter dans une campagne.
Définis ta cible avant de remplir ton fichier
Pars de tes 3 à 5 meilleurs clients. Note leur secteur, leur taille, leur ville et le besoin qu’ils ont eu. Ce sont eux qui définissent ta cible.
Transforme ce profil en filtres : code NAF (code d’activité), tranche d’effectifs, ville. La base Sirene permet de les sélectionner. Un critère qui ne trie rien ne sert à rien.
En TPE, appelle le dirigeant. Dans une entreprise plus grande, vise la fonction liée au besoin : ressources humaines, formation ou management.
Un recrutement clé, une levée de fonds ou l’ouverture d’un site peut signaler un besoin de formation. Vérifie ce lien avant d’appeler. Pour décrocher le rendez-vous, regarde la formation prospection téléphonique et prise de rendez-vous.
Quelles données réunir pour chaque fiche ?
Les données sur l’entreprise
Pour segmenter ton fichier, note la raison sociale, le secteur (le code NAF, ou code d’activité), l’effectif et la localisation. Ces données te permettent de filtrer par métier, taille et zone.
Note aussi le SIREN, qui identifie l’entreprise, et le SIRET du site visé : une société peut avoir plusieurs sites. Le chiffre d’affaires ou le statut juridique ne servent que si tu cibles selon la taille ou la forme de l’entreprise.
Les données sur l’interlocuteur
Pour savoir à qui écrire, cerne d’abord ta cible avec la formation sur la création de persona, puis note sur chaque fiche :
- Le nom et le prénom, pour écrire à une personne et non à une boîte anonyme.
- La fonction, pour vérifier qu’elle décide ou influence l’achat.
- L’e-mail et le téléphone professionnels, s’ils servent à la prise de contact.
- Une adresse nominative (prenom.nom@) désigne une personne, une adresse générique (contact@) désigne un service.
Le contexte et le suivi de la prise de contact
Pourquoi cette entreprise est dans le fichier
Le contexte
- Le besoin ou le signal qui justifie le contact
- La source de chaque donnée
- La date de vérification
Le suivi
- Le responsable du suivi, une seule personne par fiche
- La prochaine action, avec sa date
- La colonne « Suivi » du tableur, mise à jour à chaque échange
Construis ton fichier gratuitement à partir de sources publiques
La base Sirene est le point de départ le plus fiable. Elle recense les entreprises et leurs établissements enregistrés en France depuis 1973, qu’ils soient actifs ou fermés.
Filtre les établissements actifs pour ne garder que ceux encore en activité. La base est mise à jour chaque jour, donc ta liste reste proche de la réalité.
Avant chaque import, fais trois contrôles, et pour trouver les bons contacts, voyez la prospection LinkedIn en B2B :
- Vérifie que l’entreprise existe et est active dans l’Annuaire des entreprises.
- Recoupe ses données avec son site officiel et un annuaire professionnel.
- Contrôle la fonction et les coordonnées du contact avant l’envoi.
Acheter un fichier ou confier la constitution à un prestataire ?
Avant d’acheter ou de confier la constitution, fixe le secteur, la zone et la taille des entreprises visées. Sans ces critères, tu paies des contacts inutiles.
Exige par écrit la provenance des données et la régularité de leur collecte, surtout pour les e-mails. Pas de réponse claire ? Passe ton chemin. Pour les appeler, lis prospection téléphonique B2B.
Compare les deux options sur les mêmes critères avant de signer.
| Critère | Fichier acheté | Constitution par prestataire |
|---|---|---|
| Prix | À partir de 199 € | 0,16 € HT par contact, 20 € HT minimum |
| Formats | XLSX et CSV | Excel ou CSV |
| Échantillon | 50 lignes gratuites | Demandez-en un avant de commander |
Enrichir, nettoyer et mettre à jour le fichier dans la durée
Un fichier se dégrade vite : environ 2 % de ses contacts deviennent faux chaque mois, soit 25 % par an. Un décideur qui a changé de poste, ou une entreprise fermée, ne sert plus à rien.
Bloque donc une mise à jour au moins tous les trois mois. Pour garder le lien avec un décideur, regarde comment le social selling peut t’aider à rester en contact.
Nettoyer avant l’import
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Supprime les doublons
Une adresse n’apparaît qu’une fois.
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Uniformise les formats
Noms et numéros s’écrivent pareil partout.
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Contrôle les e-mails
Chaque adresse a un @ et un domaine.
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Retire les adresses en erreur
Celles qui échouent à l’envoi test sortent de la liste.
-
Date et source chaque fiche
Chaque fiche garde sa source et sa date de vérification.
Exploiter le fichier sans sortir du cadre légal
La prospection B2B et l’information des destinataires
Entre professionnels, la prospection par e-mail ne demande pas toujours d’accord. Ça dépend d’un point : le message doit concerner l’activité professionnelle du destinataire. Sinon, l’article L. 34-5 du Code des postes et des communications électroniques interdit l’envoi sans consentement.
Dans le message, indique le nom de ton organisation et une adresse valable où le destinataire peut demander l’arrêt des envois. Sans ces deux éléments, le message ne respecte pas le cadre.
La durée de conservation et le droit d’opposition
Garde les données d’un prospect trois ans au plus, à partir de sa collecte ou de ton dernier contact avec lui. Passé ce délai, supprime-les.
Les informations de ceux qui se sont opposés, elles, se gardent au moins trois ans. Tu ne les utilises que pour éviter de les recontacter, jamais pour prospecter.
Avant chaque campagne
Ce qui marche
Dis dans chaque message d’où viennent ses coordonnées et pourquoi tu lui écris.
À éviter
Écrire à quelqu’un sans lui dire comment tu as eu son adresse.
Ce qui marche
Ajoute un lien de désinscription ou une adresse de réponse dédiée, gratuite et visible.
À éviter
Obliger le destinataire à écrire un courrier ou à payer pour arrêter les messages.
Quelles compétences commerciales mobiliser pour exploiter le fichier ?
Un fichier ne rapporte rien si personne ne le travaille. Avant chaque appel, vérifie que l’entreprise correspond à ta cible et que la fonction du contact touche au sujet.
Après l’échange, note le résultat, les objections, l’intérêt et la date de suivi dans ton CRM. Sans cette trace, la relance repart de zéro.
Avant d’agir
- Relis la dernière note du contact dans ton CRM avant de l’appeler.
- Prépare par écrit la réponse à l’objection qui revient le plus souvent dans ton secteur.
- Note en une phrase ce que tu proposes : un rendez-vous, une démo ou l’envoi d’un document.
- Pour apprendre à repérer les cibles prioritaires, voyez la formation prospection commerciale et génération de leads.
Un bon fichier part de tes meilleurs clients. Filtre-le par secteur, taille et ville, contrôle chaque contact avant l’import, puis mets-le à jour tous les trois mois. Sans ce suivi, il devient faux vite.
Ton prochain pas : cette semaine, prends tes trois à cinq meilleurs clients et note leur secteur, leur taille et leur ville.
Foire aux questions
Quelle différence entre un fichier de prospection et un CRM ?
Le fichier de prospection rassemble les entreprises et les contacts que tu veux prospecter. Le CRM centralise ces mêmes fiches, mais il suit aussi les échanges, les résultats et la prochaine action. Un tableur suffit pour une petite liste.
Quels outils utiliser pour gérer un fichier de prospection ?
Pour gérer un fichier de prospection, un tableur suffit au début, et un CRM (logiciel qui centralise les fiches et le suivi des échanges) prend le relais quand la liste grossit.
Ton choix dépend du nombre de contacts et du nombre de personnes qui travaillent sur le fichier.
Comment trouver de nouveaux clients quand on démarre une activité ?
Pour trouver de nouveaux clients, commence par définir les entreprises visées : secteur, taille et ville, à partir de tes meilleurs clients.
Cherche-les ensuite dans Sirene et l’Annuaire des entreprises. Vérifie leurs coordonnées avant de les contacter, sinon ton message n’atteint personne.
